Il registro deve contenere le generalità dei lavoratori, il numero di matricola e il numero delle ore complessive di attività distinte tra ordinarie e straordinarie. In atto la normativa non ha previsto un modello ufficiale.
Prima di essere utilizzato il registro deve essere vidimato dalla Direzione Provinciale del Lavoro territorialmente competente.
Deve essere conservato presso la sede dell'impresa per almeno due anni successivi al periodo di riferimento.
Pertanto tale registro costituisce un adempimento ulteriore rispetto alla tenuta dei regolamentari libri obbligatori. Si aggiunge infatti, al libro paga - sezione presenze - e alle specifiche disposizioni normative inerenti i cronotachigrafi, i fogli di registrazione e la carta del conducente.
La norma precisa che il datore di lavoro deve aver cura di annotare soltanto i dati inerenti l'orario di lavoro del personale mobile con esclusione degli altri dati contenuti nei citati libri.
Stralcio delle annotazioni devono essere rilasciate ai lavoratori che ne facciano richiesta.
Il Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale si sofferma poi sul pesante apparato sanzionatorio previsto dal Legislatore per i soggetti non rispettosi della norma.
In particolare le fattispecie sanzionatorie sono:
- Omessa istituzione;
- Omessa o tardiva vidimazione;
- Omessa esibizione;
- Omessa, incompleta o inesatta registrazione;
- Rimozione dalla sede legale;
- Mancata conservazione nel termine previsto;
- Omessa consegna di copia delle registrazioni relative alle ore effettuate al lavoratore che ne faccia richiesta.
Ciascuna di tali condotte è autonoma e indipendente dall'altra, e può configurare altresì l'ipotesi del "concorso" in presenza di più violazioni delle diverse fattispecie sopra elencate.
La nota ministeriale non prevede alcun periodo transitorio in sede di prima applicazione da parte degli organi di vigilanza della normativa pertanto l'apparato sanzionatorio è pienamente operativo dal 1° gennaio 2008.