L'art. 21 del D.P.R. n. 1124/1965, stabilisce che "il libro di paga e quello di matricola debbono essere presentati nel luogo in cui si esegue il lavoro, ad ogni richiesta, agli incaricati dell'Istituto assicuratore: a tal fine i libri non possono essere rimossi, neanche temporaneamente, dal luogo di lavoro".
In passato la condotta di omessa esibizione e rimozione temporanea dei libri dal luogo di lavoro erano sanzionati nella stessa misura.
A tale proposito è intervenuto il Ministero del lavoro interpretando in modo innovativo il passaggio contenuto nel suddetto articolo 21 distinguendo l'omessa esibizione dalla rimozione temporanea.
Il Ministero del lavoro, infatti, con la lettera circolare del 29 marzo 2007 e con le istruzioni operative del 22 maggio 2007, ha precisato l'esatta individuazione delle fattispecie, per quanto concerne la loro corretta collocazione nel panorama sanzionatorio lavoristico, stabilendo che il provvedimento sanzionatorio grave deve essere applicato al datore di lavoro che, con una chiara e sostanziale condotta illecita, impedisce la verifica della regolarità dei rapporti di lavoro.
Da tali precisazioni si desume che la semplice indisponibilità momentanea dal luogo di lavoro dei libri obbligatori o di altra documentazione non da luogo all'automatica applicazione della sanzione prevista dal comma 1178.
Ciò in quanto non può ritenersi irregolare il rapporto di lavoro che in base alle norme vigenti è conosciuto (o conoscibile) dalla pubblica amministrazione, anche solo parzialmente.
In questo caso il datore di lavoro che attivandosi affinché l'accertamento sia possibile nell'immediatezza dell'accesso ispettivo, intendendo per immediatezza "il periodo di permanenza in azienda del personale di vigilanza per l'effettuazione degli adempimenti di cui all'art. 12 del Codice di Comportamento Unitario".
In altre parole il datore di lavoro potrà ottenere il trattamento sanzionatorio meno gravoso qualora provveda a far pervenire la documentazione richiesta nel tempo in cui il personale ispettivo è impegnato a raccogliere le dichiarazioni delle persone presenti sul luogo di lavoro. Tale documentazione potrà essere trasmessa anche via fax o attraverso strumenti informatici ma, in tal caso, il personale ispettivo prenderà in considerazione soltanto:
- la denuncia nominativa degli assicurati da effettuare contestualmente all'inizio del rapporto di lavoro;
- la comunicazione di assunzione anticipata al Centro per l'Impiego;
- gli obblighi di informazione da effettuarsi ai sensi del D.Lgs. 152/1997, da cui risulta il numero di iscrizione sul libro matricola (a meno che il lavoratore non sia stato l'ultimo assunto in ordine di tempo);
- i prospetti paga;
- i libri obbligatori (a meno che il lavoratore non sia stato l'ultimo assunto in ordine di tempo).
